Bibliotekarieutbildning

Utbildning i Biblioteks- och Informationsvetenskap vid Bibliotekshögskolan i Borås, BHS:

Utbildningen är indelad i olika block, här visas vissa av dessa blocks olika moment som kan anses viktiga för biblioteken och dess framtid:

1. Referensarbete-sökstrategier

2. Biblioteksledning-organisation

3. Marknadsföring

4. Organisering av kunskap

5. Informationssökning

1. Referensarbete- sökstrategi:

Intervjun av användaren syftar till att som White skriver: "..to achieve a particular outcome." Dvs. det finns klara relationer mellan målen och innehållet och sökningens karaktär. En viktig tanke är att referensintervjun skall sträva mot sitt mål, med justeringar endast för att klargöra problem med förståelsen eller kommunikationsproblem mellan kunden och personalen. White menar att två mål finns: identifiera den information som kunden behöver samt insamla information för att försäkra sig om en lyckad sökning efter relevant information.

Att förstå informationsbehovet är den primära uppgiften för bibliotekarien menar han. Den "verkliga" frågeställningen kräver då att man använder sig av en "diagnostisk aspekt": att ställa diagnos över de möjligheter som står till buds för att lösa uppgiften, baserad på ens kunskaper och kompetens. Vid intervjun av kunden skall man bl.a sträva efter att ha en hjälpsam attityd, ställa öppna frågor, använda uppföljningsfrågor, lyssna aktivt. Bibliotekarien måste också göra överväganden av typ: är informationen som kunden erhållit den bästa som kan hittas, med hänsyn till alla för situationen relevanta faktorer?

Mått på detta kan vara t.ex:

Recall: återfunna relevanta dokument / alla relevanta dokument

Precision: återfunna relevanta dokument / alla återfunna dokument

Discrimination: ej återfunna irrelevanta dokument / alla irrelevanta dokument

(Ju högre procentsats, ju bättre värden på informationssystemet)

Slutresultatet är beroende av sökstrategi, vilket innebär att sökmetodiken är viktig vilket t.ex Malmö stadsbiblioteksTidningsavdelning uppmärksammat, samt av strukturen på IR-systemet (Information-retrieval eller: informationsåtervinning). I sökprocessen är det viktigt att analysera slutresultatet, som White säger, för att se om intervjuns mål uppnåddes eller ej. Riktlinjerna här måste vara flexibla liksom själva intervjuprocessen.

För Katz är kommunikation det utmärkande för referensintervjun och menar tillskillnad från White att kunden kan beskriva sitt behov klart. White menar istället att det är bibliotekariens uppgift att hjälpa kunden att identifiera den information som verkligen önskas. On-line och CD-ROM sökningar innebär konsultation menar Katz: kunden är intresserad av en sökning, så effektivt och till så liten kostnad som möjligt. Bibliotekarien är här både lärare och intervjuare. Denna del av yrkesrollen är något nytt och viktigt menar Katz. Katz visar de olika stegen i sökstrategins utformning (vilka i princip överensstämmer med Whites):

1. vad är frågeställningen?

2. Viktig information som visar på kundens informationsbehov

3. Vilken sorts information behövs?

4. Hur mycket?

5. Hur skall informationen användas?

6. Vilket djup behövs?

7. Hur mycket tid vill kunden använda till sökning?

8. När behövs informationen?

9. Klassificera frågan: korrigera ev. fel eller missar från kundens sida och få korrekt frågeställning

10. Framställa den korrigerade frågan till kunden för verifiering

11. Ställa öppna (generella) resp. stängda (restriktiva) frågor efter behov

12. Expediering av frågeställning

(a.a, s 58).

Dervin behandlar neutral utfrågning vid referensintervjun: denna typ undviker bl.a diagnosticering och skiljer sig från Whites och Katz synsätt. "Query negotiation"-att bestämma vad kunden verkligen önskar är det viktigaste för bibliotekarien som inermediär menar Dervin och refererar till Taylor. Informationssökning ses som "sence-making" av Dervin, dvs. att ge mening åt en situation kunden upplever just då. Att förstå kundens informationsbehov, situationen bakom frågan och förväntad användning, är nyckeln till en lyckad referensintervju menar Dervin.

Hyldegård menar att referensintervjun är en viktig del i processen som syftar till att ge kvalificerad informationsförmedling och individuell vägledning. Användarens reella behov skall fokuseras, menar hon, precis som Katz. Det viktiga är att föra användaren tillbaka till det ursprungliga medvetna behovet vilket är detsamma som Taylors tredje nivå i informationsssökning: "conscious need" (Q3). Att styra processen och underlätta generering av söktermer (precisering: se Malmö stadsbiblioteks Tidningsavdelning!) är förmedlarens viktigaste funktion, menar hon. Liksom White och Katz menar Hyldegård att samarbete och feed-back med kunden är viktiga delar i intervjun.

Taylor har ett systemperspektiv i informationsförmedlingen och menar att bibliotekarien skall försöka hjälpa kunden att nå en förståelse av sitt "compromised need", dvs. frågeställningen som den presenteras för informationssystemet. Problemet enl. Taylor är att utröna vad kunden egentligen vill ha svar på, när denne ej riktigt kan beskriva sitt behov precist Taylot talar om fyra nivåer av information (Q1-Q4) , där man går från ett omedvetet till ett medvetet behov och från outtalad till klart uttalad frågeställning och till själva en definiering av vilka söksystem man skall använda.

Kuhlthaus syn överensstämmer med Taylors vad gäller både tanken på att få kunden att se sitt informationsbehov och att kunden vill "rekonstruera" sin världsbild, dvs. få ny kunskap genom ny information. Kuhlthau betonar även att utgångspunkten måste vara att identifiera användarens problem och använda ett diagnostiskt angreppssätt vid behov. Kuhlthaus betonar process-teorin som gör att bibliotekarien styr informationssökningen i hög grad, Taylor menar mer att själv-hjälp i vissa situationer, när kunden besitter egen kunskap som gör att denne kan formulera frågeställningen självständigt.

Taylor menar samtidigt att bibliotekarien skall hjälpa kunden att verbalisera det formaliserade behovet (Q3) och även det medvetna behovet (Q2) samt översätta dessa behov till en fruktbar sökstrategi. Vad gäller Q1: "the visceral need", faktiskt men outtalat behov, har Taylor samma uppfattning som Kuhlthau: bibliotekarien som informationsspecialist, förmedlare mellan kunden och systemet, är den som översätter och omformar frågan så att den passar IR-systemet (Q4).

Kuhlthau menar att kunden söker mening utifrån tidigare kunskaper och att frågan ej skall anpassas till systemet; Taylors bibliografiska synsätt. Detta synsätt missar användarbehovet enl. Kuhlthau. White betonar att tillit till bibliotekarien är viktigt för att ett lyckat sökresultat skall uppstå, kunden måste våga ge förtroendet och de relevanta frågeställningarna till personalen på biblioteket.

Litteratur:

Dervin: Neutral questioning: a new approach to the reference interview

Hyldegård: Kvalitet i referenceinterviewt

Katz: Introduction to reference work

Kuhlthau: Seeking Meaning: a Process Approach to Library and Information services

Taylor: "Question-Negotiation and Information Seeking in Libraries"

White: The reference librarian as information intermediary

2. Biblioteksledning och organisation:

Den elektroniska informationens betydelse har ökar de senaste 10 åren och Woodsworth/Hoffmannn skriver bl.a att bibliotekens personal kan med sin kompetens som informationsexperter möta kraven från användarna när olika sökstrategier behövs. Bibliotekens utbildningsroll kan också bli viktig menar författarna: rådgivning om den elektroniska informationen ökar, vilket vi ser idag...

Samtidigt som det idag inte finns någon klar definition av copyright-regler vad gäller läsning eller kopiering av elektroniskt lagarad information. Fri tillgång till information är viktig, men idag ser vi förslag inom EU som vill skärpa Upphovsrätten, vilket om detta genomförs kommer att innebära stora problem för biblioteken. All framställning av hemsidor eller dokument skall enl. förslaget kosta pengar för användaren. Detta kommer att drabba biblioteken enormt. Konsekvenser kan bli att endast privata bibliotek blir kvar, där man får betala för tjänsterna...

För biblioteken är systemteorin en bra modell att använda: denna betonar målsättningens påverkan på ledningens funktioner och personalen. Styrningen, cybernetiken, ses som viktig, liksom feed-backen. Ett öppet, målinriktat och dynamiskt system som biblioteken kräver att delelementen samverkar för att måluppfyllelse skall erhållas (Bryson, s 44).

De tekniska förändringarna i vår tid påkallar organisatoriska förändringar: t.ex behöver fler ur personalen delta i beslut om nätverks-design, datasäkerhet, lagring, tillgång till information osv... Operationella mål måste kanske ändras: t.ex fler databaser genom nätverk kräver ett bättre IR-system... Bryson skriver om hur alla nivåer i målformuleringen påverkas: den strategiska, taktiska och operationella (a.a, kap 1).

Indexering av datalagrad information krävs alltmer, personalsammansättningen påverkas av förändringarna. Biblioteket har har ansvar att utbilda allmänheten i effektivt utnyttjande av informationsteknologin menar Woodworth och Hoffmann (se: kurser för allmänheten vid Malmö stadsbiblioteks Tidningsavdelning.

Johnson, Kast & Rosenzweig (JKR) diskuterar ledningsfunktioner mycket och menar att administration kan ses som planering, organisering och kontroll, de talar om organisationen som enl. systemteorin kan ses som ett beroende komplex av funktionellt relaterade komponenter/delar eller subsystem (a.a, s 23). Krarup talar om strukturerad decentralisering som en viktig ingrediens i förändringen av en organisation, att de olika avdelningarna utformas som självständiga enheter. Krarup har ett sociologiskt synsätt och menar bl.a:

1. små förändringar är omöjliga att göra i en organisation

2. strora förändringar är en förutsättning för förändringar överhuvudtaget

Det viktiga är att förändra konventioner menar han.

JKR visar på den interna organisationen som bestående av flera subsystem:

1. mål och värderingar

2. teknologiska funktioner

3. strukturella funktioner

4. psykosociala funktioner

5. ledningsfunktioner

Lee diskuterar hur den snabba förändringen idag kräver att biblioteken utvecklar medvetna, explicita processer för organisationsförändring: den snabba tekniska utvecklingen har lett till att gamla lösningar ej fungerar längre menar Lee. Biblioteken är en informationsverksamhet idag ej en bok och periodika verksamhet skriver Lee. Detta kräver en allokering av resurserna och en nerbrytning av den gamla organisationsstrukturen ("functional-based-organization). Det långa tidsperspektivet i planneringen är inaktuellt idag menar Lee och talar istället om "Strategically planned development" (a.a, s 137): planering måste bli mer diagnos och problemlösning, ledningen måste koncentrera sig mer kring risktagning, feedback från andra, ideérna blir det som styr i organisationen ej ledningens auktoritet, tillskillnad från t.ex Krarups syn. Lee talar också om små steg som nyckeln till förändring: "'In changing an organization´s culture, it is essential to remember that many small steps create change" (a.a, s 142).

Drake menar att den största förändringen med IT innebär att användarservicén ändras: "just-in-time delivery" är nyckelordet för denna förändring i motsats till det tidigare fokuserandet på samlingarna, den intellektuella tillgängligheten (on-line funktioner) blir viktigare än den fysiska: detta kräver nya färdigheter, nya attityder, nya beteenden och mycket investeringar i utbildning, menar Drake.

Drake poängterar att personalen måste lära sig att alltmer värdera kvalité eller värdet av informationen/källan från en on-line databas. De måste med den nya teknologin alltmer se reliabiliteten (trovärdigheten) och aktualiteten i materialet. Bibliotekarier måste välja ut bara det som passar kundens behov och önskningar, informationsfiltrering och val av lämpliga källor, kommer enl. Drake att bli viktiga aspekter för bibliotekens kundservice (a.a, s 46).

Framtiden (egentligen idag!): från inventering/lagring av fysiska objekt till problem-orientering och konsultation...

Resultatstyrning ser Bryson för biblioteken som att se sina mätare i relationer som faktorer som: kundsatisifiering, lång-tids syn på allmänhetens nytta och på ett informationssamhälle med de mest kostnadseffektiva metoderna. Det finns enl. Bryson tre mätare som är allmänna för alla sorters bibliotek och informationscentra:

1. effektivitet

2. servicenivå

3. utfall/resultat (kvalité eller nytta)

Det finns ett kriterium som säger att ett bibliotek som ger relevant information i rätt tid och på ett effektivt sätt kommer att ha kvar sitt existensberättigande menar Bryson. För folkbibliotek gäller samma sak: med effektiv service som motsvarar allmänhetens behov kommer biblioteket att få gott stöd (a.a, s 367).

Litteratur:

Bryson: Effective Library and Information Centre Management

Johnson, Kast, Rosenzweig: "The Theory and Management of Systems"

Krarup: The process of modernization and organizational change

Lee: Organizational change in research libraries

Woodsworth/Hoffmannn: Information Technology-New Opportunities-New Problems

3. Marknadsföring för biblioteket:

För biblioteken gäller en speciell situation: att "sälja" en icke-vinstdrivande, offentlig institution till samhället, vilket i och för sig kan vara en fördel: en organisation bedöms även efter faktorer som etik, kommunikation, personalpolitik, ej bara efter avkastning på kapital.

Ju snabbare förändringar, ju större krav på omvärldsbevakning, krav på utvärdering av organisationen ökar samtidigt. Biblioteken känner av konkurrensen från IT-konsulter alltmer inom området "tillgång på kunskap". Den ökade avregleringen av den offentliga sektorn innebär att resultatinriktad verksamhet blir viktigare...

Målgruppsanalys blir viktig: att se till kundens behov, vilken efterfrågan har användarna? Denna viktiga fråga om beståndskunskap tas bl.a upp av Quentzer: informationsbehovet hos användarna måste studeras och analyseras, t.ex genom en kartläggning av användarpopulationen (sk. Community analysis). Quentzer menar också att kunskap om vad som faktiskt används är essentiell för ett meningsfull medieurval. Värderingsfrågorna blir viktigare: att kunna välja relevant information efter kundernas krav. Nyttan med informationen ökar idag och konsumenten är mer aktiv: denne kan påverka sin egen informationkonsumtion alltmer genom bl.a multimedia-användningen.

Kommunikation är nyckeln till att höja effektiviteten och lönsamheten (Erikson).

Kotler skriver om serviceföretagen och menar att marknadsstrategierna är:

1. intern marknadsföring- kund-orienterad personal

2. interaktiv marknadsföring-hur mötet upplevs mellan kund-"säljare"

3. konkurrensdifferentiering- vi köper in videofilmer och konkurrerar ut de andra...

4. servicekvalitét- identifiera kundernas förväntningar, definiera målsättning

5. produktivitet-mer arbete per anställd till samma lön, eller anställa icke-kvalificerad personal

Faran i punkt 5 gäller att detta kan leda till ökad standardisering och minskad differentiering i organisationen.

Marknadsföring beskrivs av Kotler som: aktiviteter för att skapa, behålla eller ändra attityder och beteenden för målgruppen gentemot organisationen.

Problemet vid tjänsteproduktion är som Grönroos skriver att kunden har svårt att objektivt värdera vad en tjänst betyder för honom/henne. Den totala processen att tillhandahålla en tjänst inbegriper även faktorer som funktionell kvalitét, vilket ex.vis kan vara väntetider och imagen hos organisationen. Viktigt är bl.a att kunden har tilltro till organisationen och att sakkunskap finns hos personalen, detta för att uppnå god tjänstekvalitet. Grönroos visar på en engelsk undersökning som visade att den funktionella kvalitén upplevdes som viktigast för kunderna. Häri ingår personalens servicegrad. Det räcker ej att ha teknisk kvalitét och kvalificerad personal sägs i undersökningen.

Dahlgren talar om information och menar att detta är det konkreta, mätbara budskapet. Att välja bort och sortera information genom filter görs idag m h a "virtuella bibliotekarier", men samtidigt saknar Internet ett smart söksystem. En bibliotekarie kan tolka om en fråga, de är de som kan hjälpa folk att hitta i informationsflödet menar Dahlgren. De avancerade söksystemen i framtiden måste skapas av experter på mänsklig kommunikation, dvs. humanister ej tekniker skriver författaren. Att finna den relevanta informationen kräver denna inriktning. Här kan biblioteken marknadsföra sig mer tydligt än idag, visa på att sökmaskiner kan söka men ej tolka frågorna...

Strategisk marknadsföring syftar till att synliggöra marknadspositioner och program för överlevnad och succé för biblioteken (Bryson, s 121). Att se till marknadssegment (individer eller grupper) indelade i efterfrågan som behov, produkter och faktorer som demografi och geografi är essentiellt för besluten om marknadsstyrning (vilka målgrupper man skall inrikta sig på). Biblioteket måste använda både differentierad och odifferentierad marknadsföring: i det första fallet handlar det om att ge allmän service till alla, i det andra fallet att t.ex välja ut grupper som skall servas av barnbibliotkarier och andra ämnesspecialister (IT-kurser t.ex). Det finns fler varianter men det viktiga är att studera behov och motiv för utnyttjande av servicen och förväntade förändringar hos målgrupperna.

Bryson skriver att biblioteken måste leta efter breda klasser av användare som har samma önskemål: "customers product(service) requirement" (a.a, s 127). Här ligger IT-undervisning som ett bra ex. på en nisch för biblioteken, men även en fortsättning av de traditionella tjänsterna: tillhandahållande av litteratur för vidareutbildning för vuxenstuderande...

Litteratur:

Bryson, Dahlgren, Erikson, Grönroos, Kotler: Marknadsföring / av Arja Mäntykangas (opubl.)

Quentzer: Beståndskunskap (opubl.)

4. Organisering av kunskap: indexering, katalogisering och klassificering:

Att klassificera information är inget självändamål utan tanken är att man lättare skall hitta det man söker efter: att ämnesindela den mänskliga kunskapen är ett stort och evigt jobb, men viktigt. Med Internet ökar denna betydelse: informationsmängden ökar hastigt och konstant. Ämneskataloger finns och behövs, t.ex Sunet och Yahoo, men dessa behöver ständigt utvecklas och förfinas.. Detta för att kunna hålla reda på och sortera upp informationen som tillkommer ständigt.

Svenska bibliotek registrerar nya katalogposter i MARC-format i LIBRIS, vilket innebär att varje nytt media skrivs in i den gemensamma databas som forskningsbiblioteken och i sista hand Kungliga biblioteket ansvarar för. I MARC-formatet katalogiseras t.ex en bok med uppgifter som författare, titel, utgivning osv.., i olika fält efter en mall, denna mall följer reglerna i KRS (de svenska katalogiseringsreglerna). Vilka uppgifter som förs in kan ses i mitt ex: katalogposter inkl. klassificering (klassificeringskoderna, signum, kan ses i katalogposterna).

Klassificering innebär liksom katalogisering, ett ordnande av information, men i detta fall efter speciella koder. Detta även tillskillnad från indexering som är ofta utgör ämnesord i klartext. Alla tre begreppen syftar emellertid till samma sak: tillhandahålla lagrad information lättare och snabbare. Man kan säga att katalogisering är en sk. formell dokumentrepresentation, där uppgifter hämtas från det fysiska mediet: t.ex författare, titel. Klassificering och indexering är då en sk. ämnesrepresentation, dvs. indexeringstermer bestäms och ges till mediet för lättare informationsåtervinning.

Den svenska dominerande klassificeringen är SAB-systemet, men på forsknings-/företagsbibliotek förekommer andra varianter, t.ex UDK-systemet. Se mitt ex. på indexering: Databas med ämnesord

Se även Kungliga bibliotekets ämnesordslista

Ett exempel på hur en katalogpost byggs upp och ser ut med alla sina fält och delfält och sedan läggs in i en on-line databas, kan ses på Databas i ämnet Ekonomisk historia
Här kan man söka på de olika posterna m ha ämnesord, författare, tiitel m.m..

Att göra bibliografier eller förteckningar är ett arbete som oftast görs av bibliotekarier i deras arbete. Detta används för att lättare hitta sökt information. Tryckta bibliografier kan även läggas ut på Internet och göras sökbara mycket lättare, t.ex genom att i "redigera" använda sökfunktionen och söka efter en speciell titel, författare eller dylikt. Ett ex. på en bibliografi över bibliografier:Bibliografi över periodikaförteckningar (obs! hypertextlänkarna i detta dokument är i de flesta fall ej sökbara).

För att göra en hemsida sökbar på ett kontrollerat sätt, används sk. metadata som läggs in i html-koden. Detta motsvarar de indexeringstermer som läggs in i en bibliografisk post i en bibliotekskatalog. Här är ex. på länkar för att göra metadata:

• Dublin Core
• SveSök

5. Informationssökning

Informationssökning, hur man efter teorier och olika metoder, strukturerat söker efter information i databaser finns representerat i flera olika moment vid Borås bibliotekarieutbildning: bl.a i grundkursen 1-40 poäng och även i kursen Kunskapsorganisation på C-nivån.